Privacy is belangrijk. Wij gaan daarom zorgvuldig met je gegevens om. Wij stellen daarom alles in het werk om aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR) te voldoen.
Hieronder lees je o.a. welke gegevens wij van je bewaren en waarom dit nodig is. Maar ook wat je kunt doen als je niet wilt dat wij je gegevens (nog langer) bewaren.

IDENTITEIT
Zwemvereniging OEZA

Uw privacy
OEZA hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens.
In dit Privacybeleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. OEZA houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacybeleid;
Uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen, zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als OEZA zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacybeleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, dan kan dit via [email protected].

Verwerking van persoonsgegevens van leden
Persoonsgegevens van leden worden door OEZA verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
Administratieve doeleinden;
Communicatie;
Het plannen van wedstrijden en trainingen;
Het bijhouden van de financiële administratie;
Het bijhouden van de zwemhistorie (in welk seizoen welke resultaten behaald zijn)
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
Het lidmaatschap van OEZA.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan OEZA de volgende persoonsgegevens van u vragen:
Voornaam;
Achternaam;
Telefoonnummer;
E-mailadres;
Telefoonnummer wettelijk vertegenwoordiger;
E-mailadres wettelijk vertegenwoordiger;
Geslacht;
Geboortedatum;
Adres;
Woonplaats;
Bankgegevens;
Rekeningnummer;
KNZB-nummer.
Uw persoonsgegevens worden door OEZA opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in het verenigingsarchief voor onbepaalde tijd.

Verwerking van persoonsgegevens van vrijwilligers
Persoonsgegevens van vrijwilligers worden door OEZA verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
Administratieve doeleinden;
Communicatie.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
Het uitvoeren van vrijwilligerswerkzaamheden bij OEZA.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan OEZA de volgende persoonsgegevens van u vragen:
Voornaam;
Achternaam;
Telefoonnummer;
E-mailadres;
Geslacht;
Geboortedatum;
Adres;
Woonplaats;
(pas)foto voor op website;
VOG verklaring (Verklaring omtrent gedrag)
Uw persoonsgegevens worden door OEZA opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
Gedurende de looptijd van het uitvoeren van de vrijwilligerswerkzaamheden en daarna alleen in het verenigingsarchief voor onbepaalde tijd.

Verwerking van persoonsgegevens van klanten, leveranciers en sponsoren
Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door OEZA verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
Administratieve doeleinden;
Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.
Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht. Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
De overeengekomen opdracht.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan OEZA de volgende persoonsgegevens van u vragen:
Voornaam;
Achternaam;
(Zakelijk) Telefoonnummer;
(Zakelijk) E-mailadres;
Geslacht;
Bankgegevens;
KVK-gegevens;
BTW-nummer.
Uw persoonsgegevens worden door OEZA opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 (zeven) jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van Nieuwsbrief-abonnees
Persoonsgegevens van Nieuwsbrief-abonnees worden door OEZA verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.
Grondslagen voor deze persoonsgegevens zijn:
Het lidmaatschap van OEZA;
Ouders en verzorgers van (jeugd-)leden die hun e-mailadres hebben opgegeven als contactadres;
Vrijwilligerswerkzaamheden verrichten voor OEZA;
Sponsoren, businesspartners

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan OEZA de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Voornaam;
Achternaam;
E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door OEZA opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de periode dat men verbonden is aan OEZA.

Ontvangers van de nieuwsbrief kunnen zich op elk moment zelf uitschrijven als abonnee. Uw adres wordt dan verwijderd uit ons nieuwsbrief mailingbestand. U ontvangt vervolgens geen nieuwsbrieven en/of uitnodigingen meer.

Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

Het verzorgen van de internetomgeving: website, nieuwsbrieven
Het verzorgen van de (financiële) ledenadministratie en de koppeling met de KNZB (KNZB en SportLink);
Uitvoer van de financiële administratie;

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkers-overeenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Met de volgende partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten of is er de intentie om deze af te sluiten:
Afgesloten: SportLink
Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU, tenzij anders vermeld.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
OEZA bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
Alle personen die namens OEZA van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten. Indien OEZA gebruik maakt van externe partijen, worden deze back-ups gemaakt door die derde partij;
We testen en evalueren onze maatregelen;
Onze medewerkers worden geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
Opslag en verwerking van gegevens via de website van OEZA gebeurt door gebruik te maken van het Content Management Systeem van onze leverancier Blitzkikker. Voor de beveiliging wordt er gebruik gemaakt van een SSL-certificaat.

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. Zonder deze toestemming kunnen wij het lidmaatschap niet voortzetten.

Als u een foto of filmpje tegenkomt op de officiële kanalen van de vereniging (www.oeza.nl, https://www.facebook.com/Oeza-407389499276973/ , https://twitter.com/OEZAHeemskerk) waar u zelf of uw kind opstaat en dit liever niet hebt, dan kunt u bezwaar maken en wordt de foto of het filmpje verwijderd.

Voor foto’s of filmpjes van andere pagina’s kunt u bezwaar maken via de beheerder van die pagina’s. OEZA is niet verantwoordelijk voor deze pagina’s.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacybeleid nog vragen of opmerkingen heeft, neemt u dan contact met ons op. Dit kan via [email protected].

Wijzigingen
OEZA behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Wij adviseren u dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien OEZA een belangrijke wijziging doorvoert die gevolgen heeft voor de wijze waarop OEZA uw persoonsgegevens verwerkt, dan zullen wij dit kenbaar maken via een berichtgeving op onze website en/of via e-mail.

Datum
Versie 2: 15 januari 2019